Zásady zpracování osobních údajů

Správce osobních údajů:

KODAP Liberec, s.r.o.
IČO: 178 49 292
se sídlem 1. máje 97/25, 460 07 Liberec
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ústí nad Labem, oddíl C, vložka 6170
e-mail: info@kodap.cz
tel.: +420 485 228 471,
popř. jiná kancelář v rámci skupiny KODAP, která s klientem uzavře smlouvu, nebo s ním bude o uzavření smlouvy jednat.

V souvislosti s poskytováním daňových a účetních služeb naše společnost v pozici správce osobních údajů zpracovává (tj. zejména shromažďuje, ukládá a užívá) v níže uvedeném rozsahu osobní údaje klientů, a to vždy v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“).

Tyto zásady zpracování osobních údajů poskytují klientům ucelenou představu o způsobech, jakými dochází ze strany naší společnosti ke zpracování osobních údajů, stejně jako o právech klientů jakožto subjektů osobních údajů. Uvedené zásady naplňují podmínky informační povinnosti dle čl. 13 GDPR.

Základní pravidla zpracování

Osobní údaje klientů jsou:

• zpracovávány vždy korektně a zákonným a transparentním způsobem,
• shromažďovány pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely,
• přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány,
• přesné a v případě potřeby aktualizované,
• uloženy ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů po dobu nikoliv delší, než je nezbytné ve vztahu k relevantnímu účelu zpracování,
• zpracovávány způsobem, který zajistí náležité zabezpečení osobních údajů.

Právní základ zpracování

Právními základy zpracování osobních údajů klientů ze strany naší společnosti jsou:

• uzavření a plnění smlouvy o poskytování daňového poradenství a účetních služeb

• plnění právních povinností naší společnosti (především účetní a daňové povinnosti a též povinnosti dle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších předpisů, a souvisejících právních předpisů).

• oprávněný zájem správce

Klientovi je vždy sděleno, zda poskytnutí osobních údajů je zákonným či smluvním požadavkem, a zda má klient povinnost osobní údaje poskytnout a jaké důsledky by mělo případné neposkytnutí těchto údajů.

Rozsah zpracování osobních údajů

V souvislosti s výše popsanými právními základy zpracování zpracovává naše společnost následující osobní údaje klientů:

• jméno, příjmení, titul,
• adresa bydliště klienta, popř. jeho doručovací adresa,
• datum narození klienta, případně jeho rodné číslo,
• e-mailová adresa a telefonní číslo,
• číslo bankovního účtu,
• jde-li o klienta-podnikatele, taktéž adresa jeho sídla, IČO a DIČ,
• další informace týkající se klienta či třetích osob, jež jsou nezbytné pro řádné poskytování služeb ze strany naší společnosti.

Tyto osobní údaje jsou nezbytné k plnění smlouvy a zákonných povinností naší společnosti a bez nich není možné smlouvu uzavřít.

• e-mailová adresa za účelem zasílání newsletteru

Tyto údaje jsou zpracovávány na základě oprávněného zájmu správce za podmínek § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, popř. na základě souhlasu subjektu údajů

• cookies při návštěvě webové stránky www.kodap.cz

Tyto osobní údaje jsou zpracovávány zpravidla na základě souhlasu subjektů údajů.

Osobní údaje jsou zpracovávány především manuálně.

Účel zpracování osobních údajů

Účelem zpracování osobních údajů klientů je poskytování služeb daňového poradenství a účetnictví dle smlouvy o uzavřené mezi klientem a naší společností.

Příjemci osobních údajů

Naše společnost jakožto správce osobních údajů zpřístupňuje osobní údaje klientů pouze:

• svým zaměstnancům či spolupracujícím advokátům,
• zpracovatelům osobních údajů, jež jsou ve smluvním vztahu s naší společností (např. IT, cloudové služby apod.),
• v odůvodněných případech i jiným správcům za současného respektování právních předpisů,
• orgánům veřejné moci, jakými jsou např. soudy či správní orgány,
• dalším příjemcům, je-li takové zpřístupnění v souladu s potřebami a pokyny klienta.

Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu platnosti výše zmíněné smlouvy o poskytování daňového poradenství a účetních služeb a po jejím skončení bude s osobními údaji klienta naloženo dle platné právní úpravy v souvislosti s povinností archivace a oprávněným zájmem správce ve vztahu k promlčecím dobám a případným vedeným sporům.

Práva subjektů údajů

Klient jakožto subjekt údajů má v souvislosti se zpracováním svých osobních údajů ze strany naší společnosti práva přiznaná právními předpisy. Jedná se o:

• Právo na přístup k osobním údajům. Klient je oprávněn od naší společnosti získat informace o tom, zda zpracovává jeho osobní údaje, a pokud ano, o jaké údaje se jedná a jakým způsobem jsou zpracovávány. Klient má též právo, aby naše společnost jakožto správce bez zbytečného odkladu opravila na jeho žádost nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. Neúplné osobní údaje má klient právo kdykoliv doplnit.

• Právo na výmaz. Na základě žádosti klienta a za splnění podmínek dle GDPR je naše společnost povinna vymazat a zlikvidovat osobní údaje, které k žádajícímu klientovi zpracovává.

• Právo na omezení zpracování osobních údajů. V případech určených právními předpisy má klient právo, aby naše společnost omezila zpracování jeho osobních údajů. Navíc má klient právo vznést námitku proti zpracování, které je založeno na oprávněných zájmech správce, třetí strany nebo je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci.

• Právo na přenositelnost osobních údajů. Klient je oprávněn získat od naší společnosti osobní údaje, které nám poskytl, v běžném a strojově čitelném formátu. Tyto osobní údaje může klient následně předat jinému správci, nebo pokud je to technicky možné, žádat, aby si je naše společnost s jiným správcem předala.

Bude-li klient, jakkoliv nespokojen se zpracováním svých osobních údajů prováděným naší společností, může podat stížnost buď přímo k našim rukám, nebo se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, IČO: 70837627, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha.

Více informací o právech klienta je k dispozici na internetových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů. (http://www.uoou.cz/6-prava-subjektu-udaj/d-27276).